A decisão de implementar um sistema de gestão integrada (ERP) como o TOTVS Protheus é um marco estratégico para qualquer empresa. É o passo definitivo para otimizar processos, centralizar informações e ganhar uma visão 360º do negócio. No entanto, o sucesso dessa jornada não depende apenas da robustez da ferramenta, mas fundamentalmente de um planejamento cuidadoso e detalhado.
Muitas implementações falham ou ficam aquém do seu potencial não por causa da tecnologia, mas pela falta de preparação. Mergulhar nesse projeto sem um mapa claro pode levar a custos inesperados, prazos estourados e, pior, a um sistema que não atende às reais necessidades da sua operação.
Na Alltrue, com mais de 15 anos de experiência em consultoria e desenvolvimento na plataforma Protheus, entendemos que o planejamento não é uma fase preliminar, mas a base que sustenta todo o projeto. Por isso, criamos este guia para ajudar sua empresa a se preparar da maneira correta.
1. Diagnóstico Interno: Olhe para Dentro Antes de Olhar para Fora
Antes mesmo de contatar um parceiro de implementação, o primeiro passo é interno. Você precisa ter um entendimento profundo da sua própria empresa.
- Mapeamento de Processos (AS-IS): Documente como sua empresa opera hoje. Quais são os fluxos de trabalho do financeiro, do faturamento, do estoque, da produção? Quem são os responsáveis por cada etapa? Identifique as ferramentas atuais (planilhas, sistemas legados) e como a informação transita entre os departamentos.
- Identificação de Dores e Gargalos: O que motivou a busca por um ERP? Lentidão na geração de relatórios? Falta de conformidade fiscal? Dificuldade em consolidar dados de vendas? Liste todos os problemas que você espera resolver com o Protheus.
- Definição de Objetivos Estratégicos: Onde a empresa quer chegar? Os objetivos devem ser claros e, se possível, mensuráveis. Exemplos: “Reduzir o tempo de fechamento contábil em 40%”, “Aumentar a acuracidade do inventário para 99%” ou “Obter relatórios de DRE em tempo real”.
2. Definição de Escopo e Prioridades
Com o diagnóstico em mãos, é hora de definir o que fará parte do projeto. É um erro comum querer implementar todos os módulos do Protheus de uma só vez.
- Módulos Essenciais: Com base nas suas dores e objetivos, quais módulos são indispensáveis na primeira fase? Geralmente, projetos começam pelo “backoffice” (Compras, Faturamento, Estoque, Financeiro, Contabilidade Fiscal), mas isso varia para cada negócio.
- Must-Haves vs. Nice-to-Haves: Separe o que é crítico para a operação (must-have) daquilo que seria bom ter, mas pode ser implementado numa segunda fase (nice-to-have). Isso ajuda a controlar o escopo, o cronograma e o orçamento.
3. Montagem da Equipe de Projeto
A implementação de um ERP não é um projeto exclusivo do departamento de TI. É um projeto da empresa inteira. Sua equipe interna é crucial para o sucesso.
- Patrocinador Executivo (Sponsor): Um diretor ou C-level que apoie o projeto, garantindo os recursos necessários e engajando as lideranças.
- Gerente de Projeto Interno: O ponto focal da sua empresa, responsável por organizar as tarefas, comunicar-se com a consultoria e garantir que os prazos internos sejam cumpridos.
- Usuários-Chave (Key Users): Selecione um ou dois especialistas de cada área (financeiro, comercial, logística, etc.). Eles conhecem a operação a fundo, participarão dos testes, validarão os processos no novo sistema e serão os multiplicadores de conhecimento em seus departamentos.
4. Planejamento de Dados e Infraestrutura
O Protheus precisa de uma base técnica sólida para funcionar com performance e segurança.
- Migração de Dados: Decida quais dados históricos serão migrados para o novo sistema. Cadastros de clientes, fornecedores e produtos são comuns. Saldos em aberto também. Defina um plano para limpar e padronizar essas informações antes da migração para evitar “levar lixo” para o sistema novo.
- Infraestrutura: Seu ambiente está preparado? Seja em servidores locais (on-premise) ou na nuvem, é preciso validar se a infraestrutura de TI atende aos pré-requisitos da TOTVS. A Alltrue possui expertise em ambientes com banco de dados MS SQL Server e Oracle DB, garantindo a performance e a estabilidade que sua operação exige.
5. A Escolha do Parceiro de Implementação Certo
Seu parceiro de implementação será seu maior aliado. A escolha não deve ser baseada apenas em preço, mas em competência e confiança.
- Experiência Comprovada: Busque uma consultoria com um histórico sólido em projetos no seu setor de atuação.
- Metodologia Clara: O parceiro deve apresentar um plano de trabalho bem definido, com fases, entregas e responsabilidades claras.
- Equipe Especializada: Verifique se a equipe possui especialistas não apenas em tecnologia Protheus, mas também nas áreas de negócio (fiscal, contábil, finanças), como a equipe da Alltrue.
- Suporte Pós-Implementação: O trabalho não termina na “virada de chave”. Garanta que o parceiro ofereça um bom plano de suporte técnico especializado para os desafios do dia a dia.
Atenção Especial: LGPD e Conformidade
Desde o início do planejamento, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) deve ser considerada. O Protheus possui ferramentas que auxiliam na conformidade, mas o processo de adequação começa no mapeamento de dados, na definição de perfis de acesso e na garantia de que apenas as informações necessárias sejam tratadas. Um parceiro experiente saberá orientá-lo nesse quesito.
Conclusão: Planejar é Investir no Sucesso
A implementação do TOTVS Protheus é um investimento transformador. O sucesso dessa empreitada está diretamente ligado à qualidade do seu planejamento. Ao seguir os passos acima, você não apenas mitiga riscos, mas também garante que o ERP se torne, de fato, o motor para a excelência operacional e o crescimento sustentável do seu negócio.
Na Alltrue, nosso compromisso é entregar mais do que tecnologia; entregamos confiança e resultados. Nossa equipe de especialistas está pronta para entender as necessidades específicas da sua empresa e construir uma solução sob medida.
Pronto para dar o próximo passo com segurança? Entre em contato conosco e descubra como nossa consultoria especializada em Protheus pode impulsionar seu negócio.